Den grunnleggende motivasjonen bør alltid være å effektivisere innkjøpsprosesser. Hvis man ikke lykkes med dette overordnede målet, så er det ingen grunn til å gjennomføre etableringen av en ny løsning.
Av: Per Inge Rygg
Daglig leder
Vieri AS
Vår erfaring tilsier at det er noen hovedmotivasjoner for å innføre Procure-to-pay løsninger, disse er listet under.
1 – Gi brukerne det de vil ha! – Man bør se etter klikk-effektive løsninger. Det å kunne handle fra handlelister med færrest mulig klikk, vil oppleves som en forbedring for brukerne, hvor 100 artikler kan bestilles fra 10 forskjellige leverandører samtidig. Hvis brukere oppfatter løsningen som effektiviserende, vil de også benytte løsningen i sitt daglige virke uten at man trenger å benytte pisken.
En bedrift har ofte forskjellige forretningsområder, og disse kjøper forskjellige varer og tjenester med forskjellige karakterisitika. Et minimum er at en bestillingsløsning støtter avrop av varer, av tjenester og kontraktsavrop. Innenfor varekjøp finnes det også forskjellige varianter av avrop, og den løsning som skal benyttes må være god på både katalogkjøp, punch out, eFormulær/smart form, handleliste og andre avropsformer. Hvorfor er dette viktig? Brukeropplevelsen blir så mye bedre når ALT kan kjøpes inne i bestillingsløsningen fremfor bare deler av det man skal anskaffe. Sagt på en annen måte: Det er viktig at bestillingsløsningen er komplett i forhold til at alt kan anskaffes i brukergrensesnittet, og man slipper epost og telefon «på siden».
2 – Økt avtalelojalitet – En bestillingsløsning bør ha et kontrakts register hvor man kan legge opp både selve kontrakten som er inngått i sin opprinnelige form, samt metadata knyttet til kontrakten som tar vare på nøkkelparametere som man ønsker å overvåke. Dette kan f.eks. være utløpsdato for kontrakten, opsjoner og leveringsbetingelser. Kontraktene er selve fundamentet i bestillingsløsninger, og det er ofte smart å legge opp kontraktene etter den strukturen som ligger i bedriftens kategoritre. Det gjør det enklere å finne frem for brukere som ønsker å bestille på en gitt kontrakt, og ønsker å benytte kontrakten som inngang til bestillingsprosessen.
3 – Bedre sportbarhet og bedre kontroll – I mange tilfeller så skjer innkjøp litt tilfeldig. Den enkelte har et behov og agerer ut mot en tilfeldig leverandør for å dekke behovet. I faglitteraturen kalles dette «maveric buying.» Dette er ikke en ønsket situasjon, og oppstår fordi det mangler kontroll og styring på innkjøp i virksomheten. Når alt innkjøp rutes inn i en bestillingsløsning, hvor alle innkjøp godkjennes og det praktiseres fire øyne prinsipp, så har man kvittet seg med dette problemet. Man opplever god kontroll og sporbarhet og dette gir grunnlag for bedre beslutninger knyttet til innkjøpsområdet for virksomheten.
4 – Full elektronisk kjede – En bestillingsløsning bør understøtte en full elektronisk kjede fra man har et behov til man har betalt for varen/tjenesten. Dette innebærer at man bør understøtte integrasjon mot regnskapssystemet og system for inngående faktura. Integrasjon mot regnskapssystemet sikrer at kontoplan, momskoder, leverandørregister og andre registrere blir synkronisert med bestillingsløsningen. Integrasjon mot system for mottak av inngående faktura sikrer at ferdig konterte bestillinger kan matches mot inngående faktura. Matching anses for å være den viktigste delen av et business case ved innføring av bestillingsløsninger og Procure-to-Pay løsninger.
5 – Bestill det som er kontraktsfestet – Bestilling av varer som er kontraktsfestet med leverandøren, er et viktig mål ved innføring av bestillingsløsning. Kun igjennom å ha et forhold til hvilket sortiment man skal bestille fra, vil man kunne oppnå prisbesparelser mot leverandøren. Et Procure to Pay prosjekt vil derfor logisk inneholde en gjennomgang av de leverandøravtaler som finnes, og sikre at man har et aktivt forhold knyttet til inngåelse og reforhandling av leverandøravtaler – enten i egen organisasjon eller igjennom et innkjøpssamarbeid som man er medlem av.
Vi tror derfor det er fornuftig å benytte disse punkter for å argumentere hvorfor et Procure-to-Pay løsning kan innføres i en virksomhet. Det er et godt utgangspunkt for å definere et prosjekt for å effektivisere innkjøpsfunksjonen.
