DFØs krav til innkjøp i offentlig sektor – en praktisk guide

Offentlige innkjøp handler ikke bare om å få best pris. Det handler om å kunne dokumentere at prisen ble til på riktig måte. Sporbarhet er ikke en rapporteringsøvelse i etterkant — det er noe systemet enten produserer løpende, eller ikke produserer i det hele tatt.

Hva regelverket krever

Lov om offentlige anskaffelser og anskaffelsesforskriften stiller krav som får direkte konsekvenser for hvordan et innkjøpssystem må fungere:

• Etterprøvbarhet. Det skal i ettertid kunne dokumenteres hvordan anskaffelsen ble gjennomført. I praksis betyr det at hvem som bestilte hva, når, fra hvem og til hvilken pris må ligge lagret — ikke rekonstrueres fra e-post
• Likebehandling. Bestillere skal handle på de avtalene som faktisk er inngått. Et system som lar folk bestille fritt utenfor avtale, flytter compliance-ansvaret over på den enkelte
• Bruk av rammeavtaler. Avtaler som er konkurranseutsatt skal brukes. Det forutsetter at bestilleren finner dem uten å lete
• Dokumenterte fullmakter. Godkjenning må følge fastsatte terskler og være logget, ikke bero på at noen husker at det ble sagt ja

EHF-faktura er lovpålagt

Statlige og kommunale virksomheter skal motta faktura elektronisk i EHF-format via PEPPOL-nettverket. Det gjelder også leverandørene deres: en PDF på e-post oppfyller ikke kravet.

Elektronisk ordre er et eget spor. Stadig flere statlige virksomheter etterspør det i konkurranser, selv der det ennå ikke er et absolutt krav. Forskjellen på faktura og ordre er verdt å forstå før dere skriver kravspesifikasjonen — den står forklart i EHF eller PEPPOL — hva er forskjellen?

DFØ er norsk PEPPOL-myndighet og drifter ELMA, adresseregisteret som avgjør hvem som kan motta hva.

Når revisjonen banker på

Riksrevisjonen reviderer statlige virksomheter, kommunerevisjonen de kommunale. Spørsmålene er som regel de samme, og de er praktiske:

• Kan dere vise hvor stor andel av innkjøpet som gikk på rammeavtale?
• Kan dere hente ut alle bestillinger over en gitt sum, med godkjenner?
• Kan dere dokumentere at bestilleren hadde fullmakt på bestillingstidspunktet?
• Har dere oversikt over hva som ble kjøpt utenfor avtale — og hvorfor?

Er svaret «vi må lete i e-post og regneark», er ikke problemet revisjonen. Problemet er at tallene ikke fantes underveis heller.

Sjekklisten før dere velger system

• Logges alle endringer med tidsstempel og bruker, uten at bestilleren må gjøre noe ekstra?
• Kan godkjenningsflyten speile fullmaktsstrukturen deres, med ulike terskler per avdeling?
• Ser bestilleren bare de leverandørene og prisene som ligger på gyldig avtale?
• Kan dere trekke ut en rapport revisor faktisk kan lese, uten å bestille den fra leverandøren?
• Er systemet registrert i ELMA for de dokumenttypene dere trenger — katalog og ordre, ikke bare faktura?

Slik løste Asker kommune det

Asker kommune har over 700 sluttbrukere, og de fleste gjør innkjøp ved siden av sine primære oppgaver. Om den forrige løsningen sier kommunen at ingenting var standardisert, og at mye stoppet opp i meldingsflyten mellom dem og leverandørene. Brukervennlighet ble det avgjørende kriteriet, og sluttbrukere satt i anbudsgruppen.

«Det må være enkelt å bestille på kommunens rammeavtaler. Ikke bare er vi forpliktet til å benytte inngåtte rammeavtaler, det gir også innsparinger for kommunen vår.»

– Mona Omli Landsrød, rådgiver anskaffelser, Asker kommune

Offisielle kilder

• Anskaffelsesloven (LOV-2016-06-17-73) — Lovdata
• anskaffelser.no — DFØs veiledning for offentlige anskaffelser
• DFØ om elektronisk handel og EHF