Gemeente Asker: Gebruiksvriendelijkheid was het belangrijkst
Met meer dan 700 eindgebruikers had de gemeente Asker een inkoopsysteem nodig dat eenvoudig in gebruik is. – Vieri is overzichtelijk en gebruiksvriendelijk, zegt Mona Omli Landsrød, adviseur aanbestedingen.
– De uitdagingen met het systeem dat we vóór Vieri gebruikten, waren dat niets was gestandaardiseerd en veel vastliep in de berichtenstroom tussen ons en de leveranciers. Het systeem was ook weinig intuïtief en moeilijk te gebruiken voor de eindgebruiker, zegt Mona Omli Landsrød.
Gebruiksvriendelijkheid en standaardisatie van berichtenuitwisseling in e-handelsformaat (EHF) tussen koper en leverancier stonden centraal toen de gemeente Asker op zoek was naar een nieuw inkoopsysteem.
– We hebben vele honderden medewerkers die inkopen moeten doen, en velen doen dit naast hun primaire werkzaamheden, dus we hadden een systeem nodig dat intuïtief en eenvoudig in gebruik is, zegt Landsrød.
– Het moet eenvoudig zijn om te bestellen op de raamcontracten van de gemeente. Niet alleen zijn we verplicht om de afgesloten raamcontracten te gebruiken, het levert ook besparingen op voor onze gemeente.
Nam eindgebruikers mee naar gesprekken met leveranciers
De gemeente Asker deed grondig marktonderzoek voordat ze een leverancier van inkoopsystemen kozen.
– We nodigden uit tot een marktdialoog met leveranciers om overzicht te krijgen over de mogelijkheden. Tijdens het aanbestedingsproces hadden we een samenstelling van vakmensen en eindgebruikers bij ons om ervoor te zorgen dat het systeem dat we kozen aan onze behoeften voldeed, zegt Landsrød.
Uiteindelijk koos de gemeente Asker voor Vieri.
– Vieri is overzichtelijk, eenvoudig en gebruiksvriendelijk. Bovendien heeft de oplossing ondersteuning voor EHF-berichten in het catalogus- en bestelproces. Met zoveel inkopen is het ook belangrijk om een goede integratie met het boekhoudsysteem te hebben voor factuurmatching. Het geeft ons betere controle over onze inkopen en we kunnen minder tijd besteden aan factuurverwerking, zegt Landsrød.
Organiseert webcafé met training
Met meer dan 700 eindgebruikers die een nieuw systeem in gebruik moeten nemen, is goede informatie en training belangrijk. De gemeente Asker loste dit op een creatieve manier op.
– Onze ervaring is dat mensen pas behoefte hebben om te leren wanneer ze een systeem beginnen te gebruiken, niet daarvoor. In plaats van alle training vooraf te geven, organiseerden we drie keer per week een open webcafé waar iedereen met vragen naar behoefte kon deelnemen. Op die manier kreeg men antwoord op wat men daadwerkelijk wilde weten. Dit werkte goed bij ons, zegt Landsrød.
Bij de gemeente Asker wordt Vieri ook gebruikt voor grote inkopen op het gebied van bijvoorbeeld vastgoed.
– Bij ons is er grote variatie in wat er ingekocht moet worden, alles van kantoorbenodigdheden tot bestellingen van meerdere miljoenen. Daarom gaven we een aparte training aan de afdelingen die niet noodzakelijkerwijs artikelen kopen, maar grote diensten.
