Nieuw inkoopsysteem moet grote kosten besparen voor Mesta

Elk jaar doen medewerkers van Mesta inkopen voor miljarden. Nu hebben ze een nieuw systeem gekozen dat hen beter overzicht moet geven en grote kosten moet besparen.

– Bij Mesta zijn er veel mensen die inkopen doen en we kopen veel in. We hebben gezocht naar een systeem dat ons helpt overzicht en orde te houden, en tegelijkertijd te efficiëntiseren en kosten te verlagen die verband houden met inkoop. Met het nieuwe systeem verwachten we de kosten met meerdere miljoenen te verlagen, zegt Camilla Lundblad, inkoopmanager bij Mesta.

Het inkoopsysteem wordt geleverd door Vieri, dat marktleider is op het gebied van inkoopoplossingen. Het is een van de 50 snelst groeiende techbedrijven van Noorwegen en levert diensten aan zowel de private als de publieke sector.

Kan tientallen miljoenen besparen

– Uiteindelijk gaat inkoop over controle en kosten. Inkoop is een vak op zich. Wanneer er veel mensen bestellen en er veel wordt ingekocht, kunnen er fouten optreden. Ook al zijn de fouten op zich klein, de optelsom kan het bedrijf onnodige kosten opleveren, zegt Lundblad.

– We hadden een systeem nodig dat correcte inkopen, toegangsbeheer en factuurverwerking waarborgt. Voor ons is het belangrijk dat 500 medewerkers met bestelbevoegdheid de juiste contracten gebruiken en het juiste product tegen de juiste prijs krijgen. Vieri kon oplossingen leveren die aan onze behoeften voldeden, en staat bovendien open voor het ontwikkelen van oplossingen voor toekomstige behoeften, zegt Lundblad.

Øystein Wien is senior oplossingsadviseur bij Vieri en heeft jarenlange ervaring met het inkoopvak.

– Door alle inkopen in één systeem te doen, verhogen we wat we contractloyaliteit noemen. Kort gezegd betekent dit dat wanneer we een leverancier kunnen garanderen dat we bij hen inkopen, we ook hogere kortingen krijgen, zegt Wien.

De inkooporganisatie Tradebroker schat dat het voordeel van kortingen verkregen door contractloyaliteit tot 7 procent van het bestelde volume bedraagt. Daarnaast heeft het Directoraat voor Management en Economisch Beheer eerder geschat dat men een procesbesparing van minimaal 200 kronen per bestelling bereikt, alleen al door het digitaliseren van het inkoopproces.

– Onze ervaring in de bouw- en aanlegsector is dat er enorme middelen te besparen zijn door inkoop te efficiëntiseren. Wanneer Mesta voor miljarden inkoopt, kan het voordeel van het efficiëntiseren van het inkoopproces vele miljoenen bedragen, zegt Wien.

Plant nieuwe dienst

Mesta en Vieri hebben plannen om een geheel nieuwe dienst voor projectinkoop te ontwikkelen. Het idee kwam van Mesta toen ze een leverancier van inkoopsystemen zochten.

– We hebben behoefte aan het kunnen opsplitsen van onze inkopen in verschillende stappen. Bijvoorbeeld, wanneer we meerdere borden langs een wegtraject moeten plaatsen, bestaat het bord uit veel verschillende componenten, maar we hoeven niet alles tegelijk geleverd te krijgen, zegt Lundblad.

– Daarom gaven we Vieri de uitdaging om een voorstel te maken voor een dienst die zou kunnen werken als een soort winkelwagentje voor een heel project. Het idee is dat je alles wat je nodig hebt kunt invoeren, de bestellingen kunt positioneren op basis van wanneer je het nodig hebt, en volledig overzicht krijgt over wat er is gekocht, wat er is ontvangen en wat er nog resteert, zegt Lundblad.

Zal grote behoefte dekken

Øystein Wien van Vieri ziet dat meer partijen behoefte hebben aan projectinkoop in de aannemerssector.

– Dit zal zowel de inkopen efficiënter maken, het projectbeheer vereenvoudigen, als kosten besparen waar men voorheen goederen moest opslaan die al gekocht waren maar nog niet gebruikt zouden worden, zegt Wien.