Digitaliseert de bouwsector: Zo bespaart Skanska tijd en geld

In samenwerking met het inkoopplatform Vieri laat Skanska zijn vakmensen zelf de uitrusting bestellen die ze nodig hebben. Dat bespaart de bouwgigant veel tijd en geld.

– Vroeger leverden de vakmensen twee keer per jaar bestellijsten in. Dat leidde tot veel handwerk, verkeerde bestellingen en retourzendingen, vertelt Sindre Knutzen, adviseur digitalisering van inkoop en duurzaamheid bij Skanska.

– Nu kunnen ze zelf bestellen, en we zien al dat het ons veel tijd heeft bespaard en de processen heeft vereenvoudigd. De medewerkers kunnen zelf kleding en uitrusting voor de verschillende seizoenen inkopen. In Vieri Bestilling hebben de medewerkers via de functie voor personeelsaankopen altijd overzicht over hun eigen budget en hoeveel daarvan al is gebruikt. Het is ongeveer als winkelen in een gewone webwinkel, legt hij uit.

Van formulier naar scherm

Vieri biedt digitale inkoop- en leveranciersoplossingen die op maat worden gemaakt voor de behoeften van klanten. Skanska heeft in totaal zo'n 2.500 vakmensen. Zij kunnen zelf inloggen op hun mobiel en uitrusting bestellen wanneer dat nodig is.

– We hebben instructievideo's gemaakt en zijn rondgereisd om training te geven. Velen bestellen direct op hun mobiel op de bouwplaats, zegt Knutzen.

De oplossing voor personeelsaankopen wordt al gebruikt in de bouwactiviteiten van Skanska in Trondheim en op Sørlandet. Daarna volgen Bergen en Stavanger, terwijl Oslo de oplossing na de jaarwisseling krijgt. Op termijn moet de oplossing voor alle vakmensen beschikbaar zijn. Het assortiment kan bovendien worden uitgebreid met meer categorieën, zoals helmen en lampen.

Groot potentieel

Skanska gebruikt sinds 2023 oplossingen van Vieri. Het doel is de inkoopprocessen te vereenvoudigen, de leveranciers in één portaal te verzamelen en zowel tijd als kosten te besparen. Skanska ontvangt jaarlijks in totaal zo'n 300.000 facturen. – Als we manieren vinden om slechts één minuut per factuur te besparen, betekent dat meer dan 5.000 uur per jaar. Dat is een enorm potentieel, zegt Knutzen.

Hij wijst ook op milieuvoordelen, vooral bij personeelsaankopen. – Wanneer medewerkers zelf over hun quotum beschikken, nemen ze kleding en uitrusting vaker mee van project naar project, in plaats van nieuwe te bestellen. Dat levert zowel kostenbesparingen als een positief milieueffect op. Dat wordt in de toekomst nog belangrijker, vooral voor openbare aanbestedingen.

Meer keuzevrijheid

Skanska heeft in totaal zo'n 25 leveranciersovereenkomsten in de Vieri-oplossing. Dat zorgt voor een breed assortiment en goede controle over de inkopen.

Skanska heeft voor Vieri gekozen in plaats van door leveranciers beheerde portalen, om flexibiliteit te waarborgen. – Met Vieri kunnen we de leveranciers toevoegen die we willen en het assortiment op maat maken. Dat geeft ons zowel meer keuzevrijheid als betere contracten, zegt Knutzen.

Volgende stap

– Personeelsaankopen zijn maar één onderdeel van de samenwerking met Vieri, zegt Knutzen. – We werken ook aan oplossingen voor datastromen, milieuboekhouding en automatisering van de factuurstroom. De samenwerking gaat niet alleen over de behoeften van vandaag, maar over het ontwikkelen van de systemen van de toekomst.

– Dit is nog maar het begin. Het doel is dat steeds meer van onze inkopen via Vieri lopen. Dan krijgen we beter overzicht, minder fouten en meer tijd om te bouwen, zegt Knutzen.