Porsche Noorwegen: Kreeg controle over inkoop met Vieri

Nadat Porsche AG in 2023 Autozentrum Sport AS had overgenomen, werd al snel duidelijk dat de Noorse Porsche-afdeling nieuwe tools nodig had om te voldoen aan de eisen van het concern voor documentatie en inkoopprocedures. Inkoopverantwoordelijke Kai Magne Mauseth nam het initiatief – en vond de oplossing in Vieri.

– Na de overname kregen we nieuwe inkooprichtlijnen van Porsche AG, maar we misten een goede IT-tool om ze op te volgen, vertelt Mauseth, die nu bijna twee jaar bij het bedrijf werkt.

Van handmatige formulieren naar digitale controle

Met een groeiende behoefte aan overzicht, documentatie en traceerbaarheid in de inkoop ging Porsche Norge op zoek naar een tool die de processen zowel eenvoudiger als gestructureerder kon maken.

– We wilden een systeem dat schriftelijke inkooporders kon uitgeven met goedkeuring vooraf, in plaats van pas goed te keuren wanneer de factuur binnenkwam. Dat geeft veel betere controle en maakt plannen makkelijker, zegt hij.

Flexibele en gebruiksvriendelijke oplossing

Na verschillende alternatieven te hebben bekeken, viel de keuze op Vieri.

– Vieri viel op als een flexibele en gebruiksvriendelijke oplossing, met goede klantenservice en opvolging, zegt Mauseth.

Het systeem wordt momenteel gekoppeld aan de factuurverwerkingsoplossing Compello, die ze al gebruiken.

Veel manieren om goederen en diensten te bestellen

Porsche koopt veel diensten in, en het was belangrijk om ook daarvoor goede systeemondersteuning te krijgen.

Via de offerteaanvraagmodule (RFQ) van Vieri kan Porsche efficiënt minicompetities houden tussen meerdere leveranciers. De leveranciers doen een aanbod op de gevraagde dienst, en de oplossing ondersteunt een doorlopende dialoog tijdens de onderhandelingen. Wanneer het beste aanbod is gekozen, wordt een aanvraag naar de gekozen leverancier aangemaakt, die de standaard aanvraag- en orderflow met bijbehorende goedkeuring doorloopt. Zo is het hele proces gedigitaliseerd, met volledige traceerbaarheid en controle.

Een ander belangrijk onderdeel van de oplossing is de integratie met externe webwinkels via zogeheten PunchOut-functionaliteit. Daarmee kunnen medewerkers rechtstreeks bij voorkeursleveranciers inkopen – terwijl alle aankopen in Vieri worden gedocumenteerd en gecontroleerd.

– We hebben webwinkels als Dustin en Eplehuset geïntegreerd, die we vaak gebruiken. Zo kunnen medewerkers eenvoudig bestellen wat ze nodig hebben tegen afgesproken prijzen, zonder dat we de controle over het proces verliezen. Het systeem zorgt ervoor dat goedkeuring, documentatie en financieel beheer vóór de aankoop plaatsvinden, zegt Mauseth.

Controle, inzicht en zekerheid

Vandaag gebruikt een groot deel van de medewerkers het systeem actief. Het resultaat is beter overzicht en betere documentatie, en een voorspelbaarder financieel beheer.

– We zien wat er besteld is, wat er vastligt en wanneer we een factuur kunnen verwachten. Dat geeft zowel controle als zekerheid, zegt Mauseth.