Asker kommune: Brugervenlighed var vigtigst
Med over 700 slutbrugere havde Asker kommune brug for et indkøbssystem, der er enkelt at bruge. – Vieri er overskueligt og brugervenligt, siger Mona Omli Landsrød, rådgiver anskaffelser.
– Udfordringerne med det system, vi brugte før Vieri, var, at intet var standardiseret, og meget stoppede op i meddelelsesflowet mellem os og leverandørerne. Systemet var også uintuitivt og svært at bruge for slutbrugeren, siger Mona Omli Landsrød.
Brugervenlighed og standardisering af meddelelsesudvekslinger i e-handelsformat (EHF) mellem køber og leverandør stod i centrum, da Asker kommune ledte efter et nyt indkøbssystem.
– Vi har mange hundrede ansatte, der skal foretage indkøb, og mange gør dette ved siden af deres primære arbejdsopgaver, så vi havde brug for et system, der er intuitivt og enkelt at bruge, siger Landsrød.
– Det skal være enkelt at bestille på kommunens rammeaftaler. Ikke bare er vi forpligtet til at benytte indgåede rammeaftaler, det giver også besparelser for vores kommune.
Tog slutbrugerne med til møde med leverandører
Asker kommune gennemførte grundige undersøgelser i markedet, før de valgte leverandør af indkøbssystem.
– Vi inviterede til markedsdialog med leverandører for at få overblik over mulighederne. Gennem udbudsprocessen havde vi en sammensætning af fagpersoner og slutbrugere med for at sikre, at det system, vi valgte, svarede på vores behov, siger Landsrød.
Til sidst landede Asker kommune på Vieri.
– Vieri er overskueligt, enkelt og brugervenligt. Desuden har løsningen støtte for EHF-meddelelser i katalog- og bestillingsprocessen. Med så mange indkøb er det også vigtigt med god integration til regnskabssystem til fakturamatching. Det giver os bedre kontrol over vores indkøb, og vi kan bruge mindre tid på fakturabehandling, siger Landsrød.
Arrangerer webcafe med oplæring
Med over 700 slutbrugere, der skal tage et nyt system i brug, er det vigtigt med god information og oplæring. Dette løste Asker kommune på kreativ vis.
– Vores erfaring er, at folk får behov for at lære, først når de begynder at bruge et system, ikke før. I stedet for at gennemføre al oplæring på forhånd arrangerede vi åben webcafe tre gange om ugen, hvor alle med spørgsmål kunne deltage efter behov. På den måde fik man svar på det, man faktisk undrede sig over. Dette fungerede godt hos os, siger Landsrød.
I Asker kommune bruges Vieri også til store indkøb inden for for eksempel ejendom.
– Hos os er der stor variation i, hvad man skal købe ind, alt fra kontorartikler til bestillinger på flere millioner. Derfor kørte vi en særskilt oplæring til de afdelinger, der ikke nødvendigvis køber artikler, men store tjenester.
