Nyt indkøbssystem skal skære store omkostninger for Mesta

Hvert år gennemfører Mesta-ansatte indkøb for milliarder. Nu har de valgt et nyt system, der skal give dem bedre overblik og skære store omkostninger.

– I Mesta er der mange, der foretager indkøb, og vi handler meget. Vi har jagtet et system, der skal hjælpe os med at holde overblik og orden og samtidig effektivisere og reducere omkostninger knyttet til indkøb. Med det nye system forventer vi at reducere omkostninger med flere millioner, siger Camilla Lundblad, indkøbschef i Mesta.

Indkøbssystemet leveres af Vieri, som er markedsledende på indkøbsløsninger. De er en af Norges 50 hurtigst voksende tech-virksomheder og leverer tjenester til både den private og offentlige sektor.

Kan spare adskillige titalls millioner

– I sidste ende handler indkøb om kontrol og omkostninger. Indkøb er et eget fag. Når der er mange, der bestiller, og man handler meget, kan der ske fejl. Selvom fejlene i sig selv er små, kan summen af alt påføre virksomheden unødvendige omkostninger, siger Lundblad.

– Vi havde brug for et system, der sikrede korrekte indkøb, adgangsstyring og fakturahåndtering. For os er det vigtigt, at 500 ansatte med bestillingsfuldmagt bruger de rigtige aftaler og får det rigtige produkt til den rigtige pris. Vieri kunne levere løsninger, der dækkede vores behov, og er desuden åbne for at udvikle løsninger til fremtidige behov, siger Lundblad.

Øystein Wien er senior løsningsrådgiver i Vieri og har mange års erfaring med indkøbsfaget.

– Ved at foretage alle indkøb i ét system øger man det, vi kalder aftalelojalitet. Kort fortalt betyder det, at når vi kan garantere en leverandør, at vi handler hos dem, får vi også højere rabatter, siger Wien.

Indkøbsorganisationen Tradebroker estimerer, at gevinsten ved rabatter opnået gennem aftalelojalitet er op mod 7 procent af bestilt volumen. Desuden har Direktoratet for forvaltning og økonomistyring tidligere estimeret, at man opnår en procesbesparelse på minimum 200 NOK per bestilling, alene ved at digitalisere indkøbsprocessen.

– Vores erfaring i bygge- og anlægsbranchen er, at der er enorme ressourcer at spare ved at effektivisere indkøb. Når Mesta foretager indkøb for milliarder, kan gevinsten ved at effektivisere indkøbsprocessen være mange millioner, siger Wien.

Planlægger ny tjeneste

Mesta og Vieri har planer om at udvikle en helt ny tjeneste til projektindkøb. Ideen kom fra Mesta, da de skulle vælge leverandør af indkøbssystem.

– Vi har et behov for at kunne dele vores indkøb op i forskellige trin. For eksempel, når vi skal sætte flere skilte op langs en vejstrækning, består skiltet af mange forskellige komponenter, men vi har ikke brug for, at det leveres på samme tid, siger Lundblad.

– Derfor gav vi Vieri udfordringen med at lave et forslag til en tjeneste, der kunne fungere som en slags indkøbskurv for et helt projekt. Tanken er, at man kan lægge alt, man har brug for, ind, positionere bestillingerne efter, hvornår man har brug for det, og få fuldt overblik over, hvad der er købt, hvad der er modtaget, og hvad der mangler, siger Lundblad.

Vil dække stort behov

Øystein Wien i Vieri ser, at flere har behov for projektindkøb i entreprenørbranchen.

– Dette vil både effektivisere indkøbene, forenkle projektstyringen og skære omkostninger, hvor man tidligere havde behov for at lagre varer, man har købt, men som endnu ikke skal bruges, siger Wien.