Hvorfor gå til innkjøp av en innkjøpsløsning i et innkjøpssamarbeid? 

Fagervik forteller at prosessen med å velge en leverandør for bestillingsløsninger startet i 2020 som en del av Tradebrokers strategi for å øke omsetningen på avtalene fra 3,2 milliarder til 6 milliarder på 5 år. Tradebroker ønsket å bistå medlemmene i å handle riktig, altså å handle på de valgte rammeavtalene. Da var naturlig å se på hvordan de handler.

For å finne ut hvordan dette kunne løses, fikk de et konsulentselskap til å bistå dem. De gjennomførte en undersøkelse for å finne ut hva slags løsninger som fantes og om de kunne passe deres setting og behov.

Resultatet var at det var flere forskjellige muligheter og forskjellige leverandører som kunne tilby elektroniske løsninger. Fagervik påpeker at elektronisk handel er et viktig element for å ta ut effekten Tradebroker ønsket. De hadde fått tilbud om elektroniske løsninger siden år 2000, men det var ingen som matchet deres behov 100%.

Tradebroker ønsket å få medlemmene til å ta i bruk elektronisk handel raskere. Spesielt å ta tak i hvordan innkjøp håndteres generelt, og på Tradebroker sine avtaler spesielt.

Prokura, konsulentselskapet som bistod Tradebroker, gjorde et forarbeid og viste hvilke muligheter som fantes og pekte på de viktigste tekniske og økonomiske aspektene. Kombinasjonen av løsningene man kunne få og betingelsene som lå der, samt nærheten til utvikleren av løsningen, gjorde at Tradebroker valgte å gå direkte til Vieri. Fagervik understreker at Vieri traff godt på deres behov og er et norsk selskap med nærhet og norsk support. Det var en tiltalende faktor for Tradebroker.

– I Tradebroker hadde vi et behov for å få bedre kontroll på innkjøpsdata og ønsket en annen løsning enn de manuelle prosessene vi brukte. Vi inngikk derfor et samarbeid med Vieri om å utvikle en rapporteringsapplikasjon kalt «Innsikt» som kunne gi oss bedre innsikt i avtalestatistikken vår. Med denne applikasjonen kan vi differensiere hva som kjøpes gjennom elektroniske løsninger og hva som kjøpes utenfor løsning. Det gir oss god data for å måle hvordan medlemmene våre handler, og det har bidratt til å motivere og standardisere innkjøpsrutinene. Vieri har vist oss betydelige besparelser ved å bruke en innkjøpsløsning som kan matche en elektronisk ordre mot en inngående faktura fra leverandør i siste ledd. I tillegg vil leverandørene våre ønske en standardisert måte å motta ordre på når det er snakk om så store volum.

– Vieri tilbyr også andre funksjoner som «Vieri katalog» som lar oss verifisere betingelsessettene vi har avtalt med leverandørene våre og gå gjennom endringene i varekatalogene deres. Differanserapporten lar oss gjøre detaljkontroll og kvalitetssikre at medlemmene betaler riktig. Vi har tidligere sett at dette ikke alltid er tilfellet når vi har gjort stikkprøver, og merkelig nok så har det alltid vært til fordel for leverandøren. Med «Innsikt» kan vi også undersøke om medlemmene betaler riktig på avtalene som ikke blir kjøpt gjennom elektroniske løsninger. Dette er en viktig funksjon og en stor verdi for oss.

«Vieri katalog» gir oss også muligheten til å sette opp en varsling når det er prisøkning på varer i en gitt prosent over tid. Dette er en veldig god kontrollfunksjon. Vi bruker også «Vieri Bestilling» aktivt selv om vi er en liten organisasjon. Dette lar oss teste alle leverandørene med både varekataloger og punch-out oppsett, slik at vi kan kvalitetssikre hele prosessen.

– Det tar lenger tid enn forventet og ønsket å få medlemmene om bord. Selv om vi hadde hårete mål, hadde vi forventet at medlemmene skulle bli med raskere. Det har vist seg at å ta i bruk en innkjøpsløsning i store organisasjoner krever forankring og endringsledelse, og dette har vist seg å være en større utfordring enn vi først hadde trodd.

Selv om noen medlemmer har sagt at de vil bruke løsningen, har det tatt lenger tid enn forventet å få dem til å starte opp. Noen ligger over et halvt år etter skjemaet. Dette er frustrerende, spesielt siden Tradebroker tar den initiale investeringen for disse medlemmene. Derfor har vi sett at vi vil være tjent med å ansette noen som kan hjelpe med forankring og implementering hos medlemmene.

Det er også verdt å merke seg at store medlemsvirksomheter som allerede har egne innkjøpsløsninger, ofte hyrer eksterne partnere for å hjelpe med implementeringen. Siden vi ikke har tilgang til slike ressurser, har vi støttet oss mye på Vieri, men håper nå å selv være den primære kontakten mot både medlemmene og leverandørene.

– Det som overrasket oss mest var at terskelen for å få gjennomført full implementering var høyere enn vi hadde forventet. Vi hadde trodd at medlemmene ville si ja til endringene lettere, men det viser seg at mange fortsetter å kjøpe på gammelt vis utenfor systemet. Vi lærer underveis og jobber med å øke forståelsen og betydningen av endringene gjennom god forankring og internprosjekter med endringsledelse.

– Vi har noen applikasjoner som gir oss og medlemmene våre verdifull informasjon. «Vieri katalog» gir oss god evne til å kvalitetssikre betingelser og priser som ligger ute. Vi distribuerer katalogene godt kvalitetssikret til de som også har egen innkjøpsløsning, slik at de slipper å håndtere opp mot 30 leverandører selv. Dette er viktig for oss å kunne tilby.

Vi har også «Innsikt» i startfasen, men jeg tror den kommer til å bli svært viktig for oss. Den vil gi oss rapportering og kontroll over innkjøpsdata, og vil hjelpe oss med å motivere medlemmene til å bruke elektronisk handel og sikre riktig rapportering fra leverandørene.

Så har vi også «Vieri bestilling» som vil være et verktøy for medlemmene våre. Vi tilbyr dette som en måte å håndtere innkjøp mer effektivt.

– Vi har vært relativt nøytrale når det gjelder markedsføring av «Vieri Bestilling», men vi har et mål om å øke antall medlemmer, og vi tror at dette kan være et nytt nøkkelelement. Vi kan bistå medlemmene med å få kontroll på innkjøpene sine, og det tror vi kan være en fordel. Vi er positive og ser alle mulighetene som ligger der. Det er mye som må gjøres før vi når våre mål, men vi har store planer, og det er grunnen til at vi investerer i en egen person som skal ha ansvaret for prosjektet.

Når fundamentet er bygd, vil «Vieri Bestilling» være en del av Tradebroker-løsningen for medlemmene. Som medlem får du gode avtaler, en innkjøpsløsning som kan integreres fullt ut med ditt ERP-system og inngående fakturasystem, opplæring, kvalitetssikrede kataloger og kontroll på at du alltid får riktig pris. Dette gjør innkjøpssamarbeidet veldig attraktivt å være medlem av.

Vi vet ikke nøyaktig hvor mye medlemmer kjøper utenfor våre avtaler, men all teori tyder på at det er ganske mye. Med «Innsikt» vil vi få data om våre leverandører når de rapporterer alt kjøp fra kunden, og dette er god styring for å se trender på kjøp i eller utenfor innkjøpsløsningen. Det blir interessant å følge med på hva medlemmene kjøper elektronisk og sammen med dem jobbe for å tette slike hull. Det er mer kostbart for bedrifter å handle utenfor innkjøpsløsningen totalt sett. Vårt mål er å bidra til å nå det overordnede målet om å oppnå 6 milliarder i avtalebruken i 2025.

– Ja, det må vi gjøre. Takk for praten!