Beste innkjøpssystem 2026: Komplett guide til valg av løsning

Det korte svaret: det finnes ikke ett beste innkjøpssystem. Det finnes tre kategorier, og de løser ulike problemer. Globale suiter for konsern som kjøper på tvers av land og valutaer. Nordiske plattformer bygget rundt EHF og PEPPOL. Og smalere verktøy som tar én del av flyten. Velger du fra feil kategori, hjelper det ikke hvor godt systemet er.

Vieri hører hjemme i den midterste. Lenger ned står det hvor vi passer og hvor vi ikke gjør det — det er raskere for deg enn å finne det ut i en anbudsrunde.

Hvem konkurrerer i det norske markedet

Den uavhengige sammenligningstjenesten BusinessWith lister 15 innkjøpssystemer på det norske markedet. Gruppert etter hva de er bygget for:

Inndelingen er vår, systemene er BusinessWiths. Den er ikke uttømmende, og kategoriene overlapper i kantene. Poenget er at en global suite og en nordisk bestillingsplattform sjelden konkurrerer om det samme behovet, selv om begge kalles innkjøpssystem.

Hvor Vieri passer — og hvor det ikke gjør det

Vi er riktig valg når:

• Mange ansatte bestiller ved siden av hovedjobben sin og ikke kan læres opp i et tungt system
• Dere har mange leverandører som skal på katalog — 400+ er tilkoblet plattformen i dag
• EHF og PEPPOL er standarden dere handler på, ikke et tillegg
• Flere lokasjoner eller selskaper skal dele det samme avtaleverket

Velg noe annet når:

• Innkjøpene ligger i mange valutaer og jurisdiksjoner utenfor Norden. En global suite har lokalisering vi ikke har
• Dere bare skal automatisere faktura, uten bestillingsledd. Da kjøper dere mer plattform enn dere trenger
• Direkte materialinnkjøp skal styres av produksjonsplanen. Det hører hjemme i ERP-et, ikke i en bestillingsløsning
• Volumet er lavt. Gevinsten kommer fra gjentakelse. Med noen hundre bestillinger i året er business casen tynn, og vi sier det heller nå enn etter signering

Det som faktisk avgjør: blir systemet brukt?

Skanska valgte Vieri fordi fagarbeidere på byggeplassen måtte kunne bestille fra mobilen. Ikke fordi løsningen hadde flest funksjoner.

«Vi lar fagarbeiderne selv bestille utstyret de har behov for. Det sparer oss for mye tid og sikrer at vi får riktige produkter til rett pris.»

– Skanska Norge, rundt 300 000 fakturaer i året

Sjekklisten — still de samme spørsmålene til oss

• Test med faktiske brukere, ikke IT-avdelingen. La en tilfeldig ansatt legge inn en ordre i demoen. Hvor lang tid tar det uten hjelp?
• Krev referanser fra din egen bransje og størrelse. Et system som fungerer for et advokatfirma, fungerer ikke nødvendigvis for en entreprenør.
• Få integrasjonen priset konkret. «Støttes» er ikke et tall. Be om pris på integrasjonen mot akkurat deres ERP-versjon.
• Be om totalkostnad over tre år. Lisens, implementering, opplæring, integrasjon og forvaltning — samlet, ikke stykkevis.
• Spør hvem som svarer fredag ettermiddag, og hva som står i avtalen om responstid. Vieris kontraktsfestede responstid på kritiske saker er tre timer.
• Spør hvordan leverandørene onboardes. Det er der prosjektene glir, ikke i konfigurasjonen.

EHF og PEPPOL: spørsmålet de fleste glemmer

DFØ publiserer en oversikt over fakturasystemer som kan levere EHF. Den er verdt å slå opp i, men merk at den dekker fakturasystemer og fakturaportaler — et bestillingssystem vil ikke nødvendigvis stå der, og fravær betyr ikke manglende støtte.

Spør heller direkte: hvilket aksesspunkt går trafikken gjennom, er dere registrert i ELMA, og støttes EHF på katalog og ordre — ikke bare faktura? Det siste er der forskjellen viser seg. Fra 2027 blir elektronisk faktura obligatorisk for norske virksomheter, så dette slutter å være et valg.

Hva brukervennlighet betyr i praksis

Asker kommune har over 700 sluttbrukere, og de fleste gjør innkjøp ved siden av sine primære oppgaver. Kommunen kjørte markedsdialog og tok med sluttbrukere i anbudsprosessen før de valgte.

«Vieri er oversiktlig, enkelt og brukervennlig. I tillegg har løsningen støtte for EHF-meldinger i katalog- og bestillingsprosess.»

– Mona Omli Landsrød, rådgiver anskaffelser, Asker kommune

Verdt å merke seg: kommunen kjører fortsatt webkafeer med opplæring. Enkelt betyr ikke at opplæring er unødvendig — det betyr at den er kort.