Porsche Norge: Fik kontrol på indkøb med Vieri

Efter at Porsche AG købte Autozentrum Sport AS i 2023, blev det hurtigt tydeligt, at den norske Porsche-afdeling havde brug for nye værktøjer til at opfylde koncernens krav til dokumentation og indkøbsrutiner. Indkøbsansvarlig Kai Magne Mauseth tog fat – og fandt løsningen i Vieri.

– Efter opkøbet fik vi nye retningslinjer for indkøb fra Porsche AG, men vi manglede et godt IT-værktøj til at følge dem op, fortæller Mauseth, der har været i virksomheden i snart to år.

Fra manuelle skemaer til digital kontrol

Med et voksende behov for overblik, dokumentation og sporbarhed i indkøbene startede Porsche Norge jagten på et værktøj, der kunne gøre processerne både enklere og mere strukturerede.

– Vi ønskede et system, der kunne udstede skriftlige indkøbsordrer med godkendelse på forhånd, i stedet for at gennemføre godkendelsen først, når fakturaen dukkede op. Det giver meget bedre kontrol og gør det lettere at planlægge, siger han.

Fleksibel og brugervenlig løsning

Efter at have vurderet flere alternativer faldt valget på Vieri.

– Vieri skilte sig ud som en fleksibel og brugervenlig løsning med god kundeservice og opfølgning, siger Mauseth.

Systemet er ved at blive koblet sammen med fakturahåndteringsløsningen Compello, som de allerede bruger.

Et bredt udvalg af måder at bestille varer og tjenester på

Porsche køber mange tjenester, og det var vigtigt at få god systemstøtte også for dette.

Gennem Vieris forespørgselsmodul (RFQ) kan Porsche effektivt køre mini-konkurrencer mod flere leverandører. Leverandørerne giver tilbud på den efterspurgte tjeneste, og løsningen har støtte for løbende dialog i forbindelse med forhandlinger. Når det bedste tilbud vælges, genereres en rekvisition til den valgte leverandør, som indgår i standard rekvisitions- og ordreflow med tilhørende godkendelse. Dette sikrer, at hele processen er digitaliseret og giver samtidig fuld sporbarhed og kontrol.

Et andet vigtigt element i løsningen er integrationen med eksterne netbutikker gennem såkaldt PunchOut-funktionalitet. Dette gør det muligt for ansatte at handle direkte fra foretrukne leverandører – samtidig med at alle køb bliver dokumenteret og kontrolleret i Vieri.

– Vi har integreret netbutikker som Dustin og Eplehuset, som vi bruger ofte. Det gør det nemt for ansatte at bestille det, de har brug for, til aftalte priser, uden at vi mister kontrol over processen. Systemet sikrer, at godkendelse, dokumentation og økonomistyring sker før købet, siger Mauseth.

Kontrol, indsigt og tryghed

I dag bruger en stor andel af de ansatte systemet aktivt. Resultatet er bedre overblik og dokumentation og mere forudsigelig økonomistyring.

– Vi kan se, hvad der er bestilt, hvad der er forpligtet, og hvornår vi kan forvente faktura. Det giver både kontrol og tryghed, siger Mauseth.