Indkøbssystem i byggebranchen: Udfordringer og løsninger

Byggebranchen er en af de største sektorer i Norden med en årlig omsætning på hundredvis af milliarder. Alligevel styres indkøb i mange entreprenørvirksomheder stadig med telefonopkald, e-mail og regneark. Resultatet er materialspild, dobbeltbestillinger, fakturakaos — og millioner der forsvinder i ukontrollerede indkøb.

I denne artikel ser vi på, hvorfor indkøb i byggebranchen er så krævende, hvad et moderne indkøbssystem til byggeriet skal kunne, og hvordan entreprenører som Skanska og Hæhre allerede høster store gevinster med den rette løsning.

Hvorfor er indkøb i byggebranchen så krævende?

Indkøb i byggeri og anlæg adskiller sig fundamentalt fra indkøb i andre brancher. Her er de vigtigste udfordringer:

1. Projektbaserede indkøb

Hvert byggeprojekt er unikt. Materialebehovet varierer fra projekt til projekt, budgetterne er projektspecifikke, og indkøbene skal kobles til det rigtige projektnummer og omkostningssted. Et indkøbssystem der ikke forstår projektstrukturen, skaber mere arbejde end det løser.

2. Hundredvis af leverandører

En typisk stor entreprenør har 50–100 rammeaftaler og handler med hundredvis af leverandører. Alt fra beton og stål til arbejdstøj, værktøj, lejeudstyr og underentreprenørtjenester. Uden et centralt system er det umuligt at holde overblik over, hvem der har aftale med hvem — og til hvilke priser.

3. Fagarbejdere der bestiller fra felten

I byggebranchen er det ofte fagarbejderne ude på byggepladsen, der ved hvad der er brug for. Men de sidder ikke foran en PC med adgang til ERP-systemet. De har brug for en enkel, mobilbaseret løsning der lader dem bestille, når behovet opstår — uden at ringe indkøbsafdelingen.

4. Materialspild og dobbeltbestillinger

Uden centralt overblik over hvad der allerede er bestilt, ender mange projekter med dobbeltbestillinger, ubrugte materialer og unødvendigt spild. I en branche med tynde marginer kan det udgøre forskellen mellem overskud og tab på et projekt.

5. Fakturakaos

Store entreprenører modtager titusindvis af fakturaer hvert år. Skanska modtager omkring 300.000 fakturaer årligt. Når fakturaerne ikke kan kobles automatisk mod bestillinger og varemodtagelser, ender økonomiafdelingen med manuelt at kontrollere hver eneste faktura. Det er dyrt, langsomt og fejlbehæftet.

6. Manglende aftaleloyalitet

Når medarbejdere ikke ved, hvilke leverandøraftaler virksomheden har — eller synes det er nemmere at ringe en leverandør de kender — handler de uden for aftalerne. Det koster typisk 2–5 % af indkøbsbudgettet i tabte rabatter og ukontrollerede indkøb.

Sådan svigter traditionelle løsninger i byggebranchen

De fleste indkøbssystemer er designet til kontormiljøer. De forudsætter, at brugeren sidder ved en PC, har tid til oplæring og kan navigere et komplekst brugerinterface. Det fungerer dårligt på en byggeplads.

• ERP-systemer (SAP, Visma, Unit4) er kraftfulde, men for komplekse for fagarbejdere i felten. Resultatet er lav brugeradoption og at bestillinger går udenom systemet.
• Telefon og e-mail giver nul sporbarhed. Ingen ved hvad der er bestilt, af hvem, til hvilken pris, eller om det er godkendt.
• Regneark bryder sammen når organisationen vokser. De er ikke opdateret i realtid, giver ingen godkendelsesflow og er umulige at konsolidere på tværs af projekter.
• Leverandørportaler låser dig til én enkelt leverandør og giver ikke overblik på tværs af alle aftaler.

Hvad bør et moderne indkøbssystem til byggeri kunne?

Et indkøbssystem til byggebranchen skal være bygget til virkeligheden på en byggeplads — ikke til et kontorlandskab. Her er kravlisten:

Sådan løser Vieri indkøbsudfordringerne i byggeri

Vieri er bygget til nordisk erhvervsliv — herunder byggebranchen. Platformen dækker hele kæden fra bestilling til betaling og er designet til brugere der ikke sidder på kontor.

Bestilling fra mobil — som en webshop

Med Vieri Bestilling kan fagarbejdere logge ind fra mobilen og bestille udstyr, når behovet opstår. Brugeroplevelsen er designet til at være lige så enkel som at handle i en almindelig webshop. Det kræver minimal oplæring og giver høj brugeradoption — selv blandt medarbejdere der aldrig har brugt et indkøbssystem før.

Alle leverandøraftaler ét sted

Vieri samler alle rammeaftaler i en fælles portal. Medarbejdere ser kun godkendte leverandører med aftalte priser. Det eliminerer maverick buying og sikrer, at virksomheden får de rabatter der er forhandlet hjem.

Budgetkontrol og godkendelsesflow

Hvert indkøb kan kobles til et projekt, et omkostningssted og en budgetramme. Godkendelsesflow sikrer, at den rigtige person godkender bestillingen før den sendes. Projektledere har realtidsoverblik over forbruget.

Automatisk fakturamatching

Når bestilling, varemodtagelse og faktura kobles sammen automatisk, slipper økonomiafdelingen for manuel kontrol. Afvigelser fanges op automatisk. Læs mere om hvordan 3-vejs matching fungerer →

Resultater fra Skanska og Hæhre

To af Norges største entreprenører bruger allerede Vieri til at digitalisere deres indkøb. Resultaterne taler for sig selv.

Skanska: 5.000+ timer sparet årligt

«Vi lader fagarbejderne selv bestille det udstyr, de har brug for. Det sparer os for meget tid og sikrer, at vi får de rigtige produkter til den rigtige pris.»

— Sindre Knutzen, rådgiver digitalisering af indkøb, Skanska Norge

Skanska har 2.500 fagarbejdere der kan bestille direkte fra mobilen. Med 25 leverandøraftaler samlet i Vieri og omkring 300.000 fakturaer årligt har digitaliseringen givet enorme besparelser. Bare ved at spare ét minut per faktura sparer Skanska over 5.000 timer om året.

Læs hele Skanska-casen →

Hæhre: Fra fragmenteret til samlet løsning

«Vi har endelig fået et system der giver overblik og gør hverdagen nemmere for både indkøbere og projektledere.»

— Morten Kiran, indkøbsdirektør i Hæhre

Hæhre er den største virksomhed i AKH Gruppen, med over 2.000 medarbejdere og 9 milliarder kroner i årlig omsætning. Efter mange års vækst og opkøb sad de tilbage med spredte leverandøraftaler og forskellige systemer. Med Vieri har de samlet 70–80 rammeaftaler i én fælles platform — tilgængelig på tværs af hele koncernen.

Læs hele Hæhre-casen →

Kom i gang med digitalt indkøb til byggeri

Byggebranchen står over for store forandringer. Marginerne er tynde, konkurrencen er hård, og kravene til dokumentation og bæredygtighed stiger. De entreprenører der digitaliserer indkøbet nu, får en varig konkurrencefordel.

Med Vieri kan du:

• Lade fagarbejderne bestille selv — fra mobilen, på byggepladsen
• Samle alle leverandøraftaler i én fælles portal
• Få projektbaseret budgetkontrol i realtid
• Automatisere fakturamatching og eliminere manuel kontrol
• Skære indkøbsomkostninger med 10–30 %