Asker kommun: Användarvänlighet var viktigast
Med över 700 slutanvändare behövde Asker kommun ett inköpssystem som är enkelt att använda. – Vieri är överskådligt och användarvänligt, säger Mona Omli Landsrød, rådgivare upphandlingar.
– Utmaningarna med systemet vi använde före Vieri var att inget var standardiserat och mycket stannade upp i meddelandeflödet mellan oss och leverantörerna. Systemet var också lite intuitivt och svårt att använda för slutanvändaren, säger Mona Omli Landsrød.
Användarvänlighet och standardisering av meddelandeutbyte i e-handelsformat (EHF) mellan köpare och leverantör stod i centrum när Asker kommun letade efter ett nytt inköpssystem.
– Vi har många hundra anställda som ska göra inköp, och många gör detta vid sidan av sina primära arbetsuppgifter, så vi behövde ett system som är intuitivt och enkelt att använda, säger Landsrød.
– Det måste vara enkelt att beställa på kommunens ramavtal. Inte bara är vi förpliktade att använda ingångna ramavtal, det ger också besparingar för vår kommun.
Tog med slutanvändarna i möte med leverantörer
Asker kommun gjorde grundliga undersökningar på marknaden innan de valde leverantör av inköpssystem.
– Vi bjöd in till marknadsdialog med leverantörer för att få överblick över möjligheterna. Genom upphandlingsprocessen hade vi med oss en sammansättning av fackpersoner och slutanvändare för att säkerställa att systemet vi valde svarade på våra behov, säger Landsrød.
Till slut landade Asker kommun på Vieri.
– Vieri är överskådligt, enkelt och användarvänligt. Dessutom har lösningen stöd för EHF-meddelanden i katalog- och beställningsprocessen. Med så många inköp är det också viktigt med god integration mot redovisningssystem för fakturamatchning. Det ger oss bättre kontroll på våra inköp och vi kan använda mindre tid på fakturahantering, säger Landsrød.
Arrangerar webbkafé med utbildning
Med över 700 slutanvändare som ska ta ett nytt system i bruk är det viktigt med god information och utbildning. Detta löste Asker kommun på ett kreativt sätt.
– Vår erfarenhet är att folk får behov av att lära sig först när de börjar använda ett system, inte innan. Istället för att genomföra all utbildning i förväg arrangerade vi öppet webbkafé tre gånger i veckan där alla som hade frågor kunde delta efter behov. På så sätt fick man svar på det man faktiskt undrade över. Det fungerade bra hos oss, säger Landsrød.
I Asker kommun används Vieri också för stora inköp inom till exempel fastighet.
– Hos oss finns stor variation i vad man ska köpa in, allt från kontorsartiklar till beställningar på flera miljoner. Därför körde vi en separat utbildning för de avdelningar som inte nödvändigtvis köper artiklar, utan stora tjänster.
