Nytt inköpssystem ska klippa stora kostnader för Mesta

Varje år genomför Mesta-anställda inköp för miljarder. Nu har de valt ett nytt system som ska ge dem bättre överblick och minska stora kostnader.

– I Mesta är det många som gör inköp och vi handlar mycket. Vi har letat efter ett system som ska hjälpa oss att hålla överblick och ordning, och samtidigt effektivisera och minska kostnader kopplade till inköp. Med nytt system förväntar vi oss att minska kostnaderna med flera miljoner, säger Camilla Lundblad, inköpschef i Mesta.

Inköpssystemet levereras av Vieri, som är marknadsledande på inköpslösningar. De är ett av Norges 50 snabbast växande tech-bolag och levererar tjänster till både privat och offentlig sektor.

Kan spara flera tiotals miljoner

– I slutändan handlar inköp om kontroll och kostnader. Inköp är ett eget fackområde. När det är många som beställer och man handlar mycket kan det ske fel. Även om felen i sig är små kan summan av allt orsaka onödiga kostnader för bolaget, säger Lundblad.

– Vi behövde ett system som säkerställde rätt inköp, behörighetsstyrning och fakturahantering. För oss är det viktigt att 500 anställda med beställningsfullmakt använder rätt avtal och får rätt produkt till rätt pris. Vieri kunde leverera lösningar som täckte våra behov, och är dessutom öppna för att utveckla lösningar för framtida behov, säger Lundblad.

Øystein Wien är senior lösningsrådgivare i Vieri och har många års erfarenhet av inköpsfältet.

– Genom att göra alla inköp i ett system ökar det vi kallar för avtalslojalitet. Kort sagt innebär det att när vi kan garantera en leverantör att vi gör inköp hos dem får vi också högre rabatter, säger Wien.

Inköpsorganisationen Tradebroker uppskattar att vinsten på rabatter anskaffade genom avtalslojalitet är upp mot 7 procent av beställd volym. Dessutom har Direktoratet för förvaltning och ekonomistyrning tidigare uppskattat att man uppnår en processbesparing på minst 200 kronor per beställning, enbart genom att digitalisera inköpsprocessen.

– Vår erfarenhet i bygg- och anläggningsbranschen är att det finns enorma resurser att spara genom att effektivisera inköp. När Mesta gör inköp för miljarder kan vinsten av att effektivisera inköpsprocessen vara många miljoner, säger Wien.

Planerar ny tjänst

Mesta och Vieri har planer på att utveckla en helt ny tjänst för projektinköp. Idén kom från Mesta när de skulle välja leverantör av inköpssystem.

– Vi har ett behov av att kunna dela upp våra inköp i olika steg. Till exempel, när vi ska sätta upp flera skyltar längs en vägsträcka, består skylten av många olika komponenter, men vi behöver inte att det levereras samtidigt, säger Lundblad.

– Därför gav vi Vieri utmaningen att ta fram ett förslag till en tjänst som kunde fungera som en sorts kundvagn för ett helt projekt. Tanken är att man kan lägga in allt man behöver, positionera ut beställningarna efter när man behöver det, och få full överblick över vad som är köpt, vad som är mottaget och vad som återstår, säger Lundblad.

Ska täcka stort behov

Øystein Wien i Vieri ser att fler har behov av projektinköp i entreprenörbranschen.

– Detta kommer att både effektivisera inköpen, förenkla projektstyrningen och minska kostnader där man tidigare hade behov av att lagra varor man köpt men som ännu inte ska användas, säger Wien.