Automatische factuurmatching: Hoe 3-weg matching werkt in de praktijk
De meeste bedrijven hebben een systeem voor factuurverwerking. Toch besteedt de financiële afdeling wekelijks uren aan het handmatig controleren of de factuur overeenkomt met wat er besteld is. Waarom? Omdat het factuursysteem slechts de helft van het plaatje ziet.
In dit artikel leggen we uit wat automatische factuurmatching is, hoe 3-weg matching werkt in de praktijk en welke resultaten bedrijven behalen wanneer de hele keten wordt gekoppeld.
Samengevat
- • 3-weg matching = bestelling + goederenontvangst + factuur worden automatisch gecontroleerd
- • Bedrijven besparen gemiddeld 10 minuten per factuur met automatische matching
- • Zonder matching lekt 2–5% van het inkoopbudget naar ongecontroleerde aankopen
Wat is factuurmatching?
Factuurmatching is het proces waarbij wordt gecontroleerd of een factuur overeenkomt met wat er daadwerkelijk is besteld en geleverd. In de praktijk betekent dit het vergelijken van drie documenten:
- De bestelling (inkooporder) — Wat is besteld, tegen welke prijs en door wie?
- De goederenontvangst — Zijn de goederen of diensten daadwerkelijk geleverd?
- De factuur — Komt het bedrag overeen met wat is afgesproken en geleverd?
Wanneer alle drie overeenkomen, kan de factuur worden goedgekeurd en betaald. Wanneer dat niet het geval is, is er een afwijking die moet worden afgehandeld — en dat is waar de meeste bedrijven onnodig veel tijd besteden.
Waarom kan het factuursysteem dit niet alleen?
De meeste factuurverwerkingssystemen zijn gebouwd om de factuur te verwerken. Ze digitaliseren de factuur, routeren deze naar de juiste persoon en beheren goedkeuringsworkflows en betalingen.
Maar ze missen de andere helft: de bestelling en goederenontvangst. Zonder deze koppeling moet iemand handmatig prijs, hoeveelheid en leverancier controleren.
Het resultaat is handmatig werk, vertraagde goedkeuringen en afwijkingen die te laat worden ontdekt.
Wat is 3-weg matching?
3-weg matching is de methode waarbij drie documenten automatisch worden vergeleken:
1. Bestelling
Wat is besteld? Tegen welke prijs? Bij welke leverancier?
2. Goederenontvangst
Zijn de goederen geleverd? Juiste hoeveelheid? Juiste kwaliteit?
3. Factuur
Klopt het bedrag? Juiste leverancier? Juiste referentie?
Wanneer alle drie documenten overeenkomen, wordt de factuur automatisch goedgekeurd en naar het ERP gestuurd voor betaling.
Zo werkt automatische factuurmatching in Vieri
In Vieri is 3-weg matching een geïntegreerd onderdeel van het gehele inkoopproces:
- 1. Bestelling: Medewerkers bestellen uit goedgekeurde catalogi met vooraf afgesproken prijzen.
- 2. Goedkeuring: Automatische goedkeuringsregels op basis van budget en bedraglimieten. Gemiddelde goedkeuringstijd: minder dan 2 uur.
- 3. Goederenontvangst: Ontvanger bevestigt levering in de app.
- 4. Factuur binnen: De factuur wordt ontvangen via EHF/PEPPOL of gedigitaliseerd vanuit PDF. Vieri matcht automatisch met bestelling en ontvangst.
- 5. Automatische controle: Prijs, hoeveelheid en leverancier worden vergeleken. Match = goedgekeurd. Afwijking = melding aan verantwoordelijke.
- 6. Naar ERP: Goedgekeurde facturen worden automatisch verzonden naar SAP, Visma, Xledger, Unit4 of ander ERP.
Resultaten van bedrijven
"Met automatische factuurmatching besparen we enorm veel tijd. Facturen die overeenkomen met de bestelling worden automatisch goedgekeurd."
– Jorunn Hellum, Category Manager, Olav Thon Gruppen
"Als we manieren vinden om slechts één minuut per factuur te besparen, betekent dat meer dan 5.000 uur per jaar."
– Sindre Knutzen, Adviseur digitalisering, Skanska
Porsche Noorwegen gebruikte al Compello voor factuurverwerking maar miste controle aan de bestellingskant. Met Vieri kregen ze volledige traceerbaarheid van bestelling tot betaling — zonder van factuursysteem te wisselen.
Wat betekent dit in euro's?
| Facturen per maand | 500 |
| Tijd bespaard per factuur | 10 minuten |
| Totale tijdsbesparing per maand | 83 uur |
| Jaarlijkse inkoop | € 5M |
| Lekkage bij 2% ongecontroleerde aankopen | € 100.000/jaar |
| Prijsbesparing bij contractconsolidatie (2–5%) | € 100K–250K/jaar |
Factuursysteem vs. P2P-systeem
| Functie | Factuursysteem | Vieri (P2P) |
|---|---|---|
| Factuurontvangst en digitalisering | ✅ | ✅ |
| Goedkeuringsworkflow voor facturen | ✅ | ✅ |
| EHF/PEPPOL-ondersteuning | ✅ | ✅ |
| Bestellingsbeheer | ❌ | ✅ |
| Goederenontvangst | ❌ | ✅ |
| Automatische 3-weg matching | ❌ | ✅ |
| Budgetcontrole vóór bestelling | ❌ | ✅ |
| Contractnaleving en -beheer | ❌ | ✅ |
| Leverancierscatalogus met 400+ leveranciers | ❌ | ✅ |
Een P2P-systeem (procure-to-pay) dekt de hele keten van bestelling tot betaling. U hoeft het factuursysteem niet te vervangen — maar u heeft iets nodig dat het koppelt aan de rest van het inkoopproces.
Bekijk automatische factuurmatching in de praktijk
Boek een demo en ontdek hoe 3-weg matching uw bedrijf tijd en geld kan besparen — zonder van factuursysteem te wisselen.
Boek demo →
