Maverick buying: waarom medewerkers buiten de contracten om kopen

Morten Kiran, inkoopdirecteur bij Hæhre, had een probleem. De aannemersreus had 70-80 leveranciersovereenkomsten. Maar medewerkers wisten er niet van, vonden ze niet, of namen niet de moeite ze te gebruiken. Het resultaat? Miljoenen aan gemiste kortingen elk jaar.

Dit is maverick buying – en het kost bedrijven meer dan je denkt.

Waarom gebeurt dit? (Spoiler: Het is niet de schuld van de medewerkers)

We hebben met honderden inkoopmanagers gesproken. Dezelfde oorzaken komen steeds terug:

• "Ik wist niet dat we daar een contract voor hadden." De contracten liggen begraven in een SharePoint-map die niemand kan vinden.
• "Het kost te veel tijd." Als het 30 minuten duurt om een bestelling te plaatsen, bellen mensen liever direct de leverancier.
• "Mijn chef is op vakantie." Goedkeuring via e-mail = bottleneck.
• "Het contractportaal had niet wat ik nodig had." Dus bestelden ze bij een webwinkel.

Wat Hæhre deed

In plaats van een ingewikkeld inkoopsysteem te kopen, begon Hæhre eenvoudig. Ze voerden 10 van hun 70-80 contracten in Vieri in. Niet allemaal – alleen de belangrijkste.

"We hebben eindelijk een systeem dat overzicht biedt en het dagelijks werk eenvoudiger maakt voor zowel inkopers als projectleiders."

– Morten Kiran, Inkoopdirecteur, Hæhre

De eenvoudige formule

Contractnaleving verschuift zodra bestellen op contract makkelijker is dan eromheen gaan. Niet omdat het systeem magisch is, maar omdat het makkelijker is om de regels te volgen dan ze te breken.

Bronnen

• Veridion: Maverick Spend Statistics
• Coupa: Maverick Spend Report