Porsche Norge: Fick kontroll på inköp med Vieri
Efter att Porsche AG köpte Autozentrum Sport AS 2023 blev det snabbt tydligt att den norska Porsche-avdelningen behövde nya verktyg för att möta koncernens krav på dokumentation och inköpsrutiner. Inköpsansvarige Kai Magne Mauseth tog tag i saken – och hittade lösningen i Vieri.
– Efter förvärvet fick vi nya riktlinjer för inköp från Porsche AG, men vi saknade ett bra IT-verktyg för att följa upp dem, berättar Mauseth, som har varit på företaget i snart två år.
Från manuella blanketter till digital kontroll
Med ett växande behov av överblick, dokumentation och spårbarhet i inköpen började Porsche Norge leta efter ett verktyg som kunde göra processerna både enklare och mer strukturerade.
– Vi ville ha ett system som kunde utfärda skriftliga inköpsorder med godkännande i förväg, i stället för att godkänna först när fakturan dök upp. Det ger mycket bättre kontroll och gör det lättare att planera, säger han.
Flexibel och användarvänlig lösning
Efter att ha utvärderat flera alternativ föll valet på Vieri.
– Vieri stack ut som en flexibel och användarvänlig lösning, med bra kundservice och uppföljning, säger Mauseth.
Systemet håller på att kopplas ihop med fakturahanteringslösningen Compello, som de redan använder.
Många sätt att beställa varor och tjänster
Porsche köper mycket tjänster, och det var viktigt att få bra systemstöd även för detta.
Genom Vieris förfrågningsmodul (RFQ) kan Porsche effektivt genomföra minikonkurrenser mot flera leverantörer. Leverantörerna lämnar anbud på den efterfrågade tjänsten, och lösningen har stöd för löpande dialog under förhandlingarna. När det bästa anbudet väljs skapas en rekvisition till vald leverantör, som går in i det vanliga rekvisitions- och orderflödet med tillhörande godkännande. Det gör att hela processen är digitaliserad och ger samtidigt full spårbarhet och kontroll.
Ett annat viktigt inslag i lösningen är integrationen med externa webbutiker genom så kallad PunchOut-funktionalitet. Det gör det möjligt för anställda att handla direkt från föredragna leverantörer – samtidigt som alla köp dokumenteras och kontrolleras i Vieri.
– Vi har integrerat webbutiker som Dustin och Eplehuset, som vi använder ofta. Det gör det enkelt för anställda att beställa det de behöver till avtalade priser, utan att vi tappar kontrollen över processen. Systemet säkerställer att godkännande, dokumentation och ekonomistyrning sker före köpet, säger Mauseth.
Kontroll, insikt och trygghet
I dag använder en stor andel av de anställda systemet aktivt. Resultatet är bättre överblick och dokumentation och en mer förutsägbar ekonomistyrning.
– Vi ser vad som är beställt, vad som är åtaget och när vi kan förvänta oss faktura. Det ger både kontroll och trygghet, säger Mauseth.
