Etter at Porsche AG kjøpte opp Autozentrum Sport AS i 2023, ble det raskt tydelig at den norske Porsche-avdelingen trengte nye verktøy for å møte konsernets krav til dokumentasjon og innkjøpsrutiner. Innkjøpsansvarlig Kai Magne Mauseth tok grep – og fant løsningen i Vieri.
– Etter oppkjøpet fikk vi nye retningslinjer for innkjøp fra Porsche AG, men vi manglet et bra IT-verktøy for å følge dem opp, forteller Mauseth, som har vært i selskapet i snart to år.
Fra manuelle skjema til digital kontroll
Med et økende behov for oversikt, dokumentasjon og sporbarhet i innkjøpene, startet Porsche Norge jakten på et verktøy som kunne gjøre prosessene både enklere og mer strukturerte.
– Vi ønsket et system som kunne utstede skriftlige innkjøpsordrer med godkjenning i forkant, i stedet for å gjennomføre godkjenningen først når fakturaen dukket opp. Det gir mye bedre kontroll og gjør det lettere å planlegge, sier han.
Fleksibel og brukervennlig løsning
Etter å ha vurdert flere alternativer, falt valget på Vieri.
– Vieri skilte seg ut som en fleksibel og brukervennlig løsning, med god kundeservice og oppfølging, sier Mauseth.
Systemet er i ferd med å bli koblet sammen med fakturahåndteringsløsningen Compello, som de allerede bruker.
Et bredt utvalg av måter å bestille varer og tjenester på
Porsche kjøper mye tjenester, og det var viktig å få god systemstøtte også for dette.
Gjennom å benytte Vieris forespørselsmodul (RFQ) kan Porsche effektivt kjøre mini-konkurranser mot flere leverandører. Leverandørene gir tilbud på etterspurt tjeneste og løsningen har støtte for løpende dialog i forbindelse med forhandlinger. Når beste tilbud velges, genereres en rekvisisjon til valgt leverandør, som går inn i standard rekvisisjon og ordreflyt med tilhørende godkjenning. Dette sikrer at hele prosessen er digitalisert og gir samtidig full sporbarhet og kontroll.
Et annet viktig element i løsningen er integrasjonen med eksterne nettbutikker gjennom såkalt PunchOut-funksjonalitet. Dette gjør det mulig for ansatte å handle direkte fra foretrukne leverandører – samtidig som alle kjøp blir dokumentert og kontrollert i Vieri.
– Vi har integrert nettbutikker som Dustin og Eplehuset, som vi bruker ofte. Det gjør det enkelt for ansatte å bestille det de trenger til avtalte priser, uten at vi mister kontroll på prosessen. Systemet sikrer at godkjenning, dokumentasjon og økonomistyring skjer før kjøpet, sier Mauseth.
Kontroll, innsikt og trygghet
I dag bruker en stor andel av de ansatte systemet aktivt. Resultatet er bedre oversikt og dokumentasjon og mer forutsigbar økonomistyring.
– Vi ser hva som er bestilt, hva som er forpliktet og når vi kan forvente faktura. Det gir både kontroll og trygghet, sier Mauseth.