Med over 700 sluttbrukere trengte Asker kommune et innkjøpssystem som er enkelt å bruke. – Vieri er oversiktlig og brukervennlig, sier Mona Omli Landsrød, rådgiver anskaffelser.
– Utfordringene med systemet vi brukte før Vieri var at ingenting var standardisert og mye stoppet opp i meldingsflyten mellom oss og leverandørene. Systemet var også lite intuitivt og vanskelig å bruke for sluttbrukeren, sier Mona Omli Landsrød.
Brukervennlighet og standardisering av meldingsutvekslinger i e-handelsformat (ehf) mellom kjøper og leverandør stod i sentrum da Asker kommune lette etter nytt innkjøpssystem.
– Vi har mange hundre ansatte som skal gjøre innkjøp, og mange gjør dette ved siden av sine primære arbeidsoppgaver, så vi trengte et system som er intuitivt og enkelt å bruke, sier Landsrød.
– Det må være enkelt å bestille på kommunens rammeavtaler. Ikke bare er vi forpliktet til å benytte inngåtte rammeavtaler, det gir også innsparinger for kommunen vår.
Tok med sluttbrukerne i møte med leverandører
Asker kommune gjorde grundige undersøkelser i markedet før de valgte leverandør av innkjøpssystem.
– Vi inviterte til markedsdialog med leverandører for å få oversikt over mulighetene. Gjennom anbudsprosessen hadde vi med oss en sammensetning av fagpersoner og sluttbrukere for å sikre at systemet vi valgte svarte på våre behov, sier Landsrød.
Til slutt landet Asker kommune på Vieri.
– Vieri er oversiktlig, enkelt og brukervennlig. I tillegg har løsningen støtte for EHF-meldinger i katalog- og bestillingsprosess. Med så mange innkjøp er det også viktig med god integrasjon til regnskapssystem for fakturamatching. Det gir oss bedre kontroll på innkjøpene våre og vi kan bruke mindre tid på fakturabehandling, sier Landsrød.
Arrangerer webkafé med opplæring
Med over 700 sluttbrukere som skal ta i bruk et nytt system er det viktig med god informasjon og opplæring. Dette løste Asker kommune på kreativ måte.
– Vår erfaring er at folk får behov for å lære først når de starter å bruke et system, ikke før. Istedenfor å gjennomføre all opplæring på forhånd, arrangerte vi åpen webkafé tre ganger i uken hvor alle som hadde spørsmål kunne delta etter behov. På den måten fikk man svar på det man faktisk lurte på. Dette fungerte godt hos oss, sier Landsrød.
I Asker kommune brukes Vieri også til store innkjøp innen for eksempel eiendom.
– Hos oss er det stor variasjon på hva man skal kjøpe inn, alt fra kontorrekvisita, til bestillinger på flere millioner. Derfor kjørte vi en egen opplæring til de avdelingene som ikke nødvendigvis kjøper artikler, men store tjenester.
Dette er Vieri
Kort forklart er Vieri en nettbutikk for din bedrift. Her kan ansatte bestille varer og tjenester fra bedriftens leverandører. Det er like enkelt som å handle på nett.
Slik fungerer det:
- Alle dine leverandører i en portal.
- Full kontroll på avtalte priser fra hver leverandør.
- Automatisk matching av faktura mot bestilling.
- Tilgangsstyring og enkel godkjennelse av bestillinger.
- Webbasert – alltid tilgjengelig på PC, tablet og mobil.
